Een werkgever die zijn werknemers occasioneel een opdracht in het buitenland geeft, kan hen daarvoor een vergoeding toekennen. 

Buitenlandse dienstreizen

Voor welke werknemers?

Het gaat om de werknemers voor wie verplaatsingen van/naar het buitenland geen deel uitmaken van hun dagelijkse normale activiteit.

Welke bedragen worden toegekend?

De belastingadministratie aanvaardt een bedrag van € 37,18 per dag als forfaitaire onkostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen, en dit ongeacht de bestemming. Die vergoeding kan dus worden toegekend zonder bewijsstukken.

Een hogere vergoeding is toegestaan indien ze gerechtvaardigd wordt door de omstandigheden eigen aan het land waar de opdracht wordt uitgevoerd. Daarvoor wordt uitdrukkelijk verwezen naar de landenlijst die de overheid voor haar ambtenaren hanteert.

In tegenstelling tot het niet-geïndexeerde bedrag van € 37,18 worden de bedragen uit de landenlijst ieder jaar aangepast.

Welke reizen vallen onder deze regels?

De regels zijn van toepassing op wat men ’dienstreizen van korte duur’ noemt. Dit wil  concreet zeggen een reis  van minimum 10 uur tot maximum 30 opeenvolgende kalenderdagen per reis. En de reis gebeurt in opdracht van je werkgever.

Het systeem van de forfaitaire vergoedingen kan ook toegepast worden in geval van dienstreizen van meer dan 30 dagen maar dan moet voldaan zijn aan een reeks van specifieke voorwaarden.  

Wat wordt gedekt door de forfaitaire vergoeding?

Deze forfaitaire vergoedingen worden geacht de maaltijdkosten en andere kleine uitgaven – bijv. vervoer (taxi, metro, tram, …), drank, versnaperingen, … – te dekken.

Wanneer de overnachtingskosten door jouw werkgever worden terugbetaald en deze ook bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de forfaitaire vergoedingen worden verminderd met:

• 15% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor het ontbijt
• 35% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor het middagmaal
• 45% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor het avondmaal
• 5% van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding voor de kleine uitgaven

Als er door de werkgever maaltijdcheques worden toegekend om maaltijdkosten tijdens buitenlandse verblijven te vergoeden, dan moet de tussenkomst van je werkgever afgehouden te worden van het bedrag van de forfaitaire vergoeding.

Worden deze vergoedingen beschouwd als kosten eigen aan de werkgever?

Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire dagvergoedingen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Dit betekent dat ze voor de werkgever aftrekbaar zijn en dat ze voor jou niet belastbaar zijn en niet onderworpen zijn aan sociale zekerheidsbijdragen.

Voor de RSZ-vrijstelling moet het beroepsmatige karakter van de reis worden aangetoond, evenals de datum, plaats, reden van het bezoek, enz.

Dienstreizen in België

Wat is de situatie in België?

De werkgever kan je, als je vaak op de baan bent, een vergoeding toekennen ter compensatie van de kosten die je maakt tijdens de dienstreis. Hij kan er dan voor opteren om je te vergoeden op reële basis maar hij kan dat ook op forfaitaire basis. 

Het bedrag van de dagelijkse vergoeding voor verblijfkosten bedraagt 17,75 EUR (niet-geïndexeerd 10 EUR) voor een verplaatsing van minimum 6 uur. De dienstverplaatsing moet plaatsvinden buiten een straal van 25 km. Bijkomend mag je werkgever of een derde de maaltijdkosten ook niet op een andere wijze vergoeden of mag geen aanleiding geven tot een voordeel van dezelfde aard (bijv. gebruik bedrijfsrestaurant).

Je hebt ook recht op een aanvullende vergoeding voor verblijfkosten als je in het kader van de uitoefening van je functie buiten je woonplaats moet logeren en dat kosten voor je teweegbrengt. Voorwaarde is wel dat de afstand langer is dan 75 kilometer. Het bedrag van de vergoeding  bedraagt 133,18 EUR per nacht (niet-geïndexeerd 75 EUR). Deze vergoeding mag wel niet worden toegekend als je over gratis huisvesting beschikt of over huisvesting waarvan de kost gedragen wordt door de werkgever. 

Voor de RSZ zijn de verblijfsvergoedingen onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.

De RSZ aanvaardt momenteel een bedrag van €35 voor een overnachting.

Als de werknemer niet blijft logeren, dan aanvaardt de RSZ dat het volgende wordt toegekend:

• Een wegvergoeding van €10;
• Een vergoeding van €7 voor een maaltijd als de werknemer geen eten kan meenemen. Deze maaltijdvergoeding mag niet worden toegekend als de werknemer reeds maaltijdcheques met patronale tussenkomst krijgt. Die tussenkomst zal dan moeten afgetrokken worden van het forfaitaire bedrag.

Verder legt de RSZ de volgende bijkomende verduidelijkingen en voorwaarden op:

• Vergoedingen voor verblijfskosten betreffen slechts rondreizend personeel. Met reizend personeel bedoelt de RSZ de werknemer die zich overdag moet verplaatsen en dus geen gebruik kan maken van de sanitaire voorzieningen van zijn werkgever of van een bijkantoor van hem (bv. wc, douches, eetzaal). De werknemer moet met andere woorden gebruik maken van privévoorzieningen;
• De reizende werknemer moet overdag meer dan 4 uur onderweg zijn;
• Er mag geen onderscheid gemaakt worden tussen hiërarchische niveaus.
• De werknemer die één of meer dagen na elkaar op dezelfde plaats (bv. werf) of bij dezelfde opdrachtgever werkt, is geen reizende werknemer. De RSZ stelt dat die plaats dan de plaats van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er de sanitaire installaties kan gebruiken (tenzij het tegendeel kan worden aangetoond). In zo’n geval is enkel de toekenning van maaltijdcheques mogelijk.